Företagarfällan del 2

October 31, 2019

Många företagare som jag träffar och pratar med är ensamma ledare. Ibland är de också ensamma i företaget. Är man ensam i företaget är de såklart också vanligt att man utför alla uppgifter i företaget. Många som driver småföretag är också såklart inblandade i det mesta som görs i företaget.

För många av dessa företagare är i princip hela deras liv uppfyllt av ”företagandet”. Det är vanligt att arbeta både kvällar och helger, det är vanligt att vara mer eller mindre ständigt ”stand by” på olika sätt. Företagandet har blivit något som i stor grad påverkar umgänge med familj och vänner, det har också blivit något som tar tid från annat viktigt, till exempel träning!

 

I våra gym har vi märkt att de svåraste klienterna att verkligen hjälpa är just företagare. De kommer till oss och VILL ha hjälp, de inser själva att de är på väg att köra sin hälsa i botten, de både gillar träningen och får resultat av den, men när det väl kommer till kritan så halkar de ofta tillbaka i alla måsten som de upplever att företagandet för med sig. Efter 1-3 månader så ”hinner” de plötsligt inte träna längre och vips är de tillbaka där de startade.

  • Varför blir det såhär?

Mindset för företagare är något jag tänker komma in på i senare texter. Idag ska jag skriva lite om hur jag brukar hjälpa företagare att snabbt ”hitta tid”, börja prioritera rätt saker i sina företag och därmed få möjlighet att fokusera även på sin hälsa.

Roller och uppgifter

En övning och en kartläggning som är oerhört viktig för alla företagare att genomföra är att identifiera och definiera alla roller och uppgifter som finns i företaget.

Steg 1: lista alla roller

Steg 2: Identifiera alla uppgifter som hör till respektive roll

Steg 3: Koppla ett värde till varje roll i form av timpenning

Steg 4: Analysera och besluta var din tid är mest värd för företaget

Steg 5. Delegera den/de roller där din tid är minst värd för företaget

 

Några exempel på roller, i till exempel en frisersalong, skulle kunna vara:

  • Städare

  • Admin/kontor

  • Sälj/marknadsföring

  • Frisör

  • Inköpsansvarig

  • Webansvarig

  • Kundvård ( CSM- ”Client Success Manager” heter rollen i våra gym)

Jag har själv ingen erfarenhet av att driva frisersalong men jag inbillar mig att dessa roller finns inom princip varje företag. Bortsett från den yrkesspecifika rollen som frisör då förstås.

När man har listan på alla roller så är det dags att specificera ALLA uppgifter som hör till varje roll. Detta är bra av flera skäl;

  • För att man då lättare kan skapa tydliga arbetsbeskrivningar

  • För att dessa arbetsbeskrivningar också kan användas som utgångspunkt när man utvärderar och följer upp personal

  • För att synliggöra för alla vad som faktiskt ingår i varje roll

  • För att kunna värdera vad varje roll faktiskt kan förväntas kräva i form av tid och vilken slags kompetens som behövs

Vad ingår i adminpersonalens uppgifter?

  • Registrera nya kunder?

  • Ta emot bokningar?

  • Fakturera kunder?

  • Betala fakturor?

  • Hantera beställningar?

  • Svara på mail?

  • Betala ut löner?

Hur mycket bedömer du att en timme är värd? Vad är lönen för denna roll? Denna roll kanske inte genererar direkta intäkter för företaget och kanske ersätts med 200:-/h?

Vad ingår i frisörens uppgifter?

  • Ta emot kunder och klippa dem

  • Följa upp och hålla kundkontakt?

  • Ta emot bokningar?

Hur mycket är en timme värd för denna roll? Vad är snittintäkten per kund i salongen? I princip är ju det VÄRDET av varje timme frisören arbetar. Låt oss säga att snittintäkten per kund och timme är 590:-. Det betyder att denna roll har ett ”högre värde” för företaget än vad adminrollen har. Det är alltså vettigt att låta frisören ta emot kunder i mesta möjliga mån och att undvika adminuppgifter. Varje timme i denna roll är värd nästan TRE gånger så mycket som adminrollen.

Såhär fortsätter vi genom alla roller

  • Vad ingår i städarens uppgifter?

  • Vad ingår i uppgifterna för den som ansvarar för sälj och marknadsföring

    • Sociala medier?

    • Kundmöten?

    • Mailutskick?

När detta är genomfört, steg 3 är avklarat, så kan jag börja hjälpa företagaren/chefen att prioritera sin tid.

 

Exempel från gymvärlden:

En coach ersätts med 200:-/h för att genomföra ett gruppträningspass. Om en gymägare alltid står på golvet och coachar, är denna tid alltså värd 200:- för företaget och ägaren kan då inte sköta marknadsföring och sälj. En ny medlem kanske är värd 800:-/månaden, plus 3 PT-tillfällen för 790:/st, det innebär att värdet av en ny kund är MINST 3170:-. Om en medlem stannar i 12 månader är livstidsvärdet av en ny kund alltså 12x 800:- plus 3x 790:-, alltså 11970:-!

Det är alltså högst relevant att någon, kanske ägaren, spenderar mer tid på att träffa potentiella kunder än att coacha pass.

 

Nya kunder in i företaget skulle kunna leda till att fler coacher får chansen till mer jobb, fler coacher som jobbar innebär att ägaren kan delegera fler klasser och spendera ännu mer tid på sälj, marknadsföring, utveckling av personal och annat som verkligen medför värde.

Utan att ha gjort denna analys kan det vara svårt för en företagare att se hur man ska kunna komma loss ur slitet, man bara fortsätter att göra mer av allt.

Det är heller inte lätt att anställa i Sverige, det finns många lagar och regler som styr hur man kan anställa och hur man kan avsluta anställningar. Därför kan det vara bra att ta små små steg för att TESTA metoden jag beskrivit ovan.

 

Jag brukar utmana företagaren att prova att delegera 2-3 timmar i veckan av en roll som innebär lågt värde för företaget och som företagaren själv inte gillar. Det kan ofta bli städning eller något administrativt. De 2-3 timmar man då ”får över” ska spenderar med målmedvetet arbete i någon roll som medför HÖGRE värde, ofta kan det handla om sälj och marknadsföring eller träning/utveckling av personal.

På detta vis kan man mäta och se effekten av tid spenderad i ”higher value roles”. Om tillströmningen av nya kunder ökar, för att ägaren blivit mer aktiv på sociala medier och i att boka upp nya möten, så kommer intäkterna att öka. Då kan man som ägare känna sig trygg med att detta funkar och man kan ta ytterligare steg i att delegera. På detta vis flyttar man sig mot ”higher value roles” och man kan också prioritera att göra mer av det man gillar. Det finns GARANTERAT andra människor som är bättre på att administrera eller att städa och därför blir hela företaget mer effektivt. ”Rätt folk, på rätt plats i bussen liksom!”

 

När ägaren har upptäckt att det faktiskt fungerar brukar jag introducera nästa steg. Det är att använda en del av den tid som uppstått till att ta hand om sin och familjens hälsa.

  • Spendera någon timme extra med barnen, kanske lämna på skolan?

  • Träna?

  • Ta en promenad och få frisk luft?

Något som helt enkelt medför ökad livskvalitet! Om jag, eller egentligen ägaren förstås, lyckas med detta så kommer hen att se två saker:

  1. Det GÅR att komma loss ur företagarfällan!

  2. Det GÅR att hitta tid för saker som bidrar till ökad livskvalitet!

Det är av stor vikt att företagaren snabbt märker skillnad och framsteg. Annars finns risk att modet och motivationen att fortsätta göra förändringar avtar. Forskning visar också att ju närmre man kommer ett uppsatt mål, desto starkare blir motivationen och desto viktigare blir det att fortsätta. Framgång ger motivation!

 

 

Share on Facebook
Share on Twitter
Please reload

Featured Posts

Varför slutade du träna?

March 16, 2018

1/9
Please reload

Recent Posts

November 12, 2019

November 5, 2019

October 31, 2019

October 29, 2019

October 28, 2019

October 25, 2019

October 22, 2019

Please reload

Archive